Zgłoszenie do moderatora

Zgłaszana wiadomość

Temat: Re: witryna KTP ZG PTTK
Autor: Amotolek
Data: 2008-05-04 23:12:02

Znalazłem na "taką okoliczność" ciekawy artykuł w prasie netowej:
[cytat] 3 pytania, które poprawią komunikację w Twoim dziale, czyli cykliczne spotkania z pracownikami mogą być efektywne.

Czy wiesz, że jeśli raz na miesiąc zadasz pracownikom 3 pytania, zapewnisz lepszy przepływ informacji w zespole, pełniejsze zrozumienie realizowanych celów, a także zintegrujesz swój zespół?

Niech każdy wypowie się na trzy tematy:
1. Co zrobiłem/am w mijającym miesiącu, co było rzeczywiście wybitne, i dlaczego tak uważam?
2. Co wymagało poprawy i dlaczego?
3. Jakie zrobiłem/am błędy i czego się nauczyłem/am?

Kiedy takie pytania najlepiej zadać swoim podwładnym?
Na cyklicznym spotkaniu, które jest najlepszym sposobem na poprawę komunikacji z podwładnymi.

O nie, tylko nie kolejne zebranie. Znowu strata czasu... - już słyszę przerażone głosy

I trudno się im dziwić.
Przeciętny menedżer połowę swego czasu spędza na zebraniach - niektórzy nawet więcej.
Wiele z takich zebrań sprowadza się do czczej gadaniny, która do niczego nie prowadzi.
Bierze się to stąd, że część osób uważa, iż większą szansę na awans, mają ci, co mówią często i długo niż ci, którzy bez zbędnych słów podejmują decyzje.
Z decyzjami wiąże się przecież ryzyko, a z dyskutowaniem nie...
Podobnie jest z krytykowaniem.
Dlaczego przyjęło się, że krytykowanie czyichś koncepcji, w dodatku wielokrotne i niekoniecznie konstruktywne, uważane jest za przejaw inteligencji?
Im więcej osób ma prawo głosu (czytaj: ma prawo do wyrażania swojej krytyki) tym bardziej wydłuża się okres od zgłoszenia pomysłu do jego realizacji.
Jest takie powiedzenie, że najlepsze zebranie to spotkanie dwóch osób, z których jedna nie przyszła.
Ale takie zebranie nie poprawi przepływu informacji w Twoim dziale.
Trzeba zorganizować normalne spotkanie i postarać się, by było ono efektywne.

Jak prowadzić cykliczne spotkania z pracownikami?

Na spotkania z podwładnymi wyznacz określony dzień i godzinę (np. poniedziałek o 8.00 rano), tak, aby wszyscy zarezerwowali sobie czas.
Później zaś trzymaj się wyznaczonego terminu. Tylko wyjątkowe okoliczności mogą być podstawą jego zmiany.

Pamiętaj, aby spotkania odbywały się w czasie pracy, a nie np. wieczorami, czy w soboty. Na ogół powinny one trwać nie dłużej niż pół do półtorej godziny. Zdecyduj też, jak często powinniście się spotykać - czy wystarczy raz w tygodniu, czy może częściej albo rzadziej np. raz na dwa tygodnie?

W takim spotkaniu powinni - w miarę możliwości - uczestniczyć wszyscy pracownicy. Jeśli jednak grupa jest bardzo duża i dodatkowo podzielona na zespoły, możesz ograniczyć liczbę uczestników spotkania do szefów zespołów. Dopilnuj, aby oni przeprowadzali później takie spotkania w ramach swoich zespołów.

Zaproś do udziału w spotkaniu pracowników, którzy niedawno rozpoczęli pracę. Pozwoli to im szybciej wciągać się do pracy całego działu.

Plan spotkania powinien być następujący:

1. Informacja wstępna: Przekaż pracownikom kwestie istotne dla dalszej pracy działu, o których dowiedziałeś się w ostatnim okresie. Przede wszystkim polecenia i ustalenia dyrekcji, ale również Twoje własne przemyślenia oraz decyzje odnośnie organizacji pracy, najbliższych zadań i ich podziału itp.

Jeśli skierujesz te informacje jednocześnie do wszystkich członków zespołu, unikniesz często stawianego menedżerom zarzutu niedoinformowania niektórych pracowników.

2. Wypowiedzi uczestników spotkania na temat bieżących zadań i trudności, na jakie napotykają, lub z którymi sobie już poradzili. W tej części spotkania Twoja rola - jako szefa - jest szczególnie ważna. Musisz sterować wypowiedziami, pilnując, by były rzeczowe. Ograniczaj „gawędziarzy” i „chwalipięty”, a zachęcaj do wypowiedzi osoby skromne i małomówne. Prowokuj czynny udział pracowników, a zwłaszcza nakłaniaj ich do zadawania pytań i wzajemnego udzielania rad.

Przebieg tych wypowiedzi powinien zapewnić pracownikom nie tylko zapoznanie się z bieżącymi pracami działu, ale również pomóc im lepiej zrozumieć swoją rolę w drużynie, a także skorzystać z przetartych już szlaków oraz doświadczeń kolegów. To wspaniała okazja do podniesienia ducha współpracy w zespole.

3. Dodatkowo możesz poprosić jednego z pracowników, aby przygotował referat dla innych. Może on dotyczyć np. szkolenia, na którym był ostatnio lub jednego z ważnych tematów - nowych przepisów, nowych technologii, posunięć konkurencji itp.

Pamiętaj, żeby przed spotkaniem zapoznać się z treścią tego wystąpienia - musisz bowiem zadbać o to, by referent poruszył jedynie najistotniejsze kwestie, a nie zalał słuchaczy morzem niepotrzebnych szczegółów.

Przy okazji spotkań z pracownikami możesz nie tylko przekazywać informacje, ale też zrealizować wiele innych celów - od indywidualnego motywowania pracowników, kontroli ich osiągnięć, bieżącego szkolenia, po wdrażanie kultury lojalnego współzawodnictwa w ramach działu. Spróbuj koniecznie zastosować tę formę komunikowania się z pracownikami, a na pozytywne efekty nie będziesz długo czekać!.

Pilnuj, aby zebranie z pracownikami nie przerodziło się w czczą gadaninę.

1. Musisz mieć doskonałe rozeznanie w pracy swojego zespołu - wtedy wszystkie pomysły wygłaszane na zebraniach będziesz błyskawicznie przekładał na konkrety. Szybko zadasz sobie pytanie, czy ten pomysł poprawi pracę Twojego zespołu, czy też nie. Pozwoli Ci to na natychmiastowe ustosunkowanie się do kwestii poruszanych na zebraniach i nie będziesz marnował czasu na dyskusję, która nie ma nic wspólnego z Twoją pracą.

2. Głoś swoje koncepcje prostym językiem i żądaj od innych, by robili tak samo. Od razu też wyjaśniaj, co trzeba zrobić, by każdą z nich wprowadzić w życie.

3. Nigdy nie krytykuj czyjegoś pomysłu, nie przedstawiając innego i wymagaj tego od innych. Jeżeli ktoś wygłasza krytykę omawianej koncepcji, nie ograniczaj się do pytania, dlaczego tak myśli? Zapytaj też, jakie widzi rozwiązanie?

4. Dbaj o to, by każde zebranie kończyło się zapisaniem decyzji, które na nim zapadły oraz terminów ich realizacji. Żądaj też takiego postępowania od innych. Dobrym pomysłem jest rozesłanie uzgodnionych decyzji - w ciągu tego samego lub następnego dnia pracy - do wszystkich uczestników spotkania oraz do osób, których mogą one dotyczyć.

5. Gdy organizujesz zebranie, zastanów się, czy jest ono w ogóle potrzebne. Jeżeli ma służyć tylko rozdaniu jakiegoś dokumentu, to może lepiej rozesłać go po prostu do zainteresowanych i poprosić ich o uwagi, albo o przedstawienie innej propozycji, jeżeli coś im się nie spodoba.

6. Pamiętaj, że przed każdym zebraniem powinieneś rozesłać jego uczestnikom wszystkie materiały niezbędne do aktywnego uczestnictwa w spotkaniu, a gdy Ty będziesz uczestnikiem - poproś wcześniej o takie materiały.

7. Gdy organizujesz zebranie, zawsze wyznaczaj konkretną godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia. Jeżeli wszyscy będą wiedzieli, kiedy zebranie się skończy, będą skracali dyskusje i dążyli do podjęcia konkretnych decyzji. Najlepiej zrobić spotkanie w sali, w której znajduje się zegar, przypominający uczestnikom, ile czasu jeszcze zostało. Ustal również porządek zebrania i podaj go do wiadomości uczestników. Jeżeli uczestniczysz w zebraniu, na którym nie ma podanego harmonogramu, poproś przewodniczącego by go dostarczył.

8. Zawsze staraj się informować, jaki jest cel zebrania. Gdy jesteś uczestnikiem, a cel wydaje Ci się niejasny, poproś o jego sprecyzowanie. Zapytaj, czy ma zostać przekazana informacja od przewodniczącego, czy może przewodniczący oczekuje opinii od uczestników, a może po prostu zebrani mają za zadanie przedyskutować jakiś problem i podjąć decyzję.

9. Jeżeli to Ty prowadzisz zebranie, staraj się ucinać dyskusje nie na temat, bo wprowadzają zamęt i niepotrzebnie zabierają czas. Podobnie staraj się ucinać kłótnie personalne. Jeżeli jesteś tylko uczestnikiem, wspieraj prowadzącego i zwracaj uwagę, kiedy odchodzicie od głównego tematu.

10. Co pewien czas rób podsumowania. Przypominaj to, co już zostało powiedziane, jakie decyzje już zapadły oraz jakie jeszcze trzeba podjąć. Na pewno sprowadzi to dyskusję na właściwe tory.

Cykliczne spotkanie z pracownikami niekoniecznie musi być spotkaniem formalnym.

Twoi podwładni lubią grilla i piwo?
Pod koniec każdego miesiąca, najlepiej w piątek wieczorem możesz zaprosić swoich ludzi do pobliskiego baru lub pubu. Siądźcie przy wspólnym stoliku, Ty zamów na koszt firmy piwo i jakąś gorącą przekąskę - np. smażone kiełbaski. Gdy już wszyscy się najedzą i napiją, poproś, żeby każdy z pracowników przedstawił krótką prezentację na temat zadań, które wykonywał w mijającym miesiącu.

W trakcie takiej prezentacji głównie słuchaj (mniej notuj), a potem porozmawiaj chwilę z każdą osobą. Pamiętaj, że pracownicy chcą usłyszeć Twoją opinię.
Następnie w kilku słowach podsumuj spotkanie i wytycz kierunki działania na nowy miesiąc. Zobaczysz efekt. Pracownicy poczują się pełniejszymi członkami zespołu i będą bardziej odpowiedzialni za wykonywaną pracę.

Jak sobie radzić z trudnymi uczestnikami zebrań?

Na każdym zebraniu możesz mieć do czynienia z 8 typami ludzi, którzy będą utrudniać efektywne prowadzenie spotkania. Musisz ich rozpoznać - niektórych „unieszkodliwić”, innych wykorzystać.

Wojownik
Jest to zazwyczaj człowiek agresywny, myślący i działający szybko, lubiący dominować nad uczestnikami zebrania. Swojego zdania nigdy nie ukrywa, nawet gdyby miał bronić poglądów mniejszości. Często wszystko krytykuje tylko dlatego, że uważa, iż przynajmniej on musi być przeciw. Nie chce, by ktoś narzucił całej grupie opinię, która wcale nie musi być dla niej dobra. Nie walcz z nim, bo dyskusja stanie się zwykłą pyskówką. Nie możesz mu jednak ustąpić. Postaraj się by Twój sprzeciw był spokojny i rzeczowy - tylko wtedy wojownik go uszanuje. Spróbuj tak sformułować swoją ripostę, by dać mu możliwość wycofania się z honorem. Najlepszym jednak sposobem przeciwstawienia się jego opinii jest sprzeciw całej grupy - musi poczuć, że nikt nie zgadza się z głoszonym przez niego zdaniem, więc nie ma sensu walczyć.

Przychylny
Na każdym zebraniu są osoby, które akceptują tematykę zebrania i wyrażane na nim poglądy. One są właśnie Twoimi sprzymierzeńcami. Poznasz te osoby po tym, że będą przytakiwać Twoim twierdzeniom lub z zainteresowaniem słuchać opinii poruszanych na zebraniu. Mimo, że są pozytywnie nastawione do głoszonych przez Ciebie tez, wcale nie muszą aktywnie uczestniczyć w naradzie. Musisz je jednak wykorzystać, by stanowili przeciwwagę dla tych osób, które przedłużają zebranie. Najlepszym sposobem na wykorzystanie przychylnych jest zaproponowanie im, by podsumowywały poszczególne etapy dyskusji. Stworzysz w ten sposób wrażenie przewagi liczebnej.

Wszystkowiedzący
Tacy ludzie zawsze mają coś do powiedzenia na każdy temat, nawet, gdy się na nim nie znają, a obok nich siedzą eksperci w danej dziedzinie. W dodatku przypisują sobie wszystkie dobre pomysły, które padły w trakcie zebrania. Nigdy też nie przyznają się do błędu. Jeśli przerwiesz im jedną wypowiedź, na pewno jako pierwsi zabiorą głos przy omawianiu następnej kwestii. Jedynym sposobem na to, by ich zastopować, jest presja całej grupy.

Aby to osiągnąć, musisz najpierw podbudować pewność siebie u reszty uczestników, zachęcić ich do zabrania głosu, wskazując na dużą wiedzę, jaką posiadają. Wtedy ich wypowiedzi będą stanowić przeciwwagę dla słów wszystkowiedzącego. Wskaż też pomyłki, jakie on popełnia. Nie wytykaj mu jednak błędów wprost, ale postaraj się, by sam złapał się na tym oraz by dostrzegła to grupa - zaproponuj np. by dokładnie wyjaśnił Ci swoje koncepcje. Zadbaj też o to, by wszystkowiedzący docenił wiedzę innych osób i ich wkład w dyskusję. Za każdym razem, gdy będzie on głosił jakąś opinię, wykaż, ile w tej koncepcji jest pomysłów innych. Powiedz np.: To naprawdę dobra koncepcja - twórczo rozwinąłeś pomysł Jacka, wykorzystując obliczenia Grażyny...

Nieśmiały
Na każdym zebraniu można też spotkać taką osobę, która nie uczestniczy aktywnie w rozmowie, ponieważ nie jest pewna własnego zdania. Może się jednak okazać, że ma o wiele większą wiedzę niż połowa uczestników spotkania razem wzięta. Aby wzmocnić jej pewność siebie i poczucie własnej wartości, zadaj jej kilka łatwych, bezpośrednich pytań. Gdy zaś już będziesz pewien, że może wnieść do dyskusji ciekawe uwagi, zachęcaj ją udziału w każdej części narady, pytając wprost: A co Ty o tym sądzisz...

Mówca
Na każdym zebraniu zdarza się też osoba nadmiernie gadatliwa. Prawdopodobnie najbardziej na świecie lubi słyszeć tembr własnego głosu. W dodatku nie zawsze mówi na temat - ma tendencję do poruszania innych wątków, zwykle takich, które podkreślają jej zawodowe osiągnięcia. Takim ludziom staraj się taktownie przerwać wypowiedź - najlepiej wtedy, gdy robią przerwę dla nabrania oddechu: To bardzo cenna uwaga, ciekawe, czy inni także się z nią zgodzą?... i poproś o wypowiedź innego uczestnika spotkania. Aby uniknąć zbyt długich przemówień, możesz też przed rozpoczęciem spotkania ustalić maksymalny czas wypowiedzi każdego uczestnika. Wówczas łatwiej Ci będzie przerwać każdą tyradę, mówiąc, że niestety czas już minął.

VIP
Czasami na zebraniu może pojawić się jakaś ważna osoba - np. prezes czy też członek rady nadzorczej waszej firmy. Nie zawsze dobrze orientuje się on w temacie, ale czuje się w obowiązku zabierać głos w dyskusji. Nie wypada przerywać mu wprost, nawet jeśli nie ma racji i kieruje rozmowę w niewłaściwą stronę. Podziękuj mu najpierw formalnie, że znalazł czas, by uczestniczyć w waszym zebraniu, potem zaś zastosuj taktykę potwierdzenie - przekierowanie (tak, ale ...). Najpierw przytaknij jego wypowiedzi, nawet, jeśli się z nią nie zgadzasz - każdy ma przecież prawo do własnego zdania, w szczególności zaś prezes.
Potem użyj „kasownika” ale, który neguje poprzednie potwierdzenie i po którym możesz wyrazić własną, odmienną opinię. Gdy chcesz, by Twoje zdanie zabrzmiało delikatniej, zamiast ale użyj słów jednak, dlatego.

Niezadowolony
Jeżeli Tobie zdarzało się iść na zebranie z przekonaniem, że to tylko strata czasu i zamiast tego mógłbyś wykonać wiele bardziej pożytecznych rzeczy, to dobrze zrozumiesz takiego człowieka. Jednak niezadowolonemu nie zależy w rzeczywistości na tym, by zebranie stało się choć trochę bardziej konstruktywne. Demonstracyjnie bazgrze po kartce, rzucając ironiczne spojrzenia
w kierunku osób uczestniczących w dyskusji. Swoim zachowaniem demobilizuje grupę. Aby temu zapobiec, zachęć go do dyskusji, zapytaj o opinię. Nie rób tego jednak w sposób ostry czy też nieprzyjemny. Podejdź do niego życzliwie, zaproponuj, by zgłosił jakiś konstruktywny pomysł. Aby go do tego zachęcić, wyraź uznanie dla jego wiedzy, doświadczenia i skieruj dyskusję na dziedzinę, w której jest ekspertem.

Wypytywacz
Ten uczestnik jest tak dobrze przygotowany do spotkania, że gdyby przeczytał wszystkie swoje pytania, zajęłoby to więcej czasu niż jest przeznaczone na całe zebranie. W dodatku jest osobą bardzo dociekliwą i zwykle nie zadawala się prostą odpowiedzią. Nie pozwól, by zrobił z Ciebie swój worek treningowy i skłonił Cię, byś sam musiał odpowiadać na wszystkie jego pytania. Najlepszą bronią na wypytywacza jest kierowanie jego pytań z powrotem do grupy. Gdy będzie ich za dużo, inni uczestnicy spotkania sami go uciszą.

Pozdrawiam
Daniel Sukniewicz
[/cytat]

Wydaje mi się, że możemy bez trudu sami się poszufladkować do pewnych kategorii :-), a co do VIP'u z ZG i ich "zainteresowania" forum internetowym ZG PTTK, czy stronką PTTK, to odpowiedni fragment wyżej załaczonego tekstu - pasuje , jak ulał :-)

Pozdro tur-kraj ANT:-)

Formularz zgłoszenia