Re: "papierowe" członki

Naucz się rozpoznawać emocje swoich pracowników i innych ludzi.
I radź sobie z pracownikami, którzy mają trudne charaktery.

Życie potrafi płatać figle.
Nie warto więc palić za sobą mostów i niszczyć relacji z ludźmi.
Niby wszyscy o tym wiedzą, ale ilu z nas ma zadry z różnymi osobami i ciągle kogoś do siebie zraża. Myślisz, że nigdy już ich nie zobaczysz?
Życie często pisze inny scenariusz...
Możesz spotkać takie osoby w najmniej oczekiwanych przez Ciebie sytuacjach, często w takich, w których wcale nie chciałbyś ich zobaczyć - np. zwolnionego po karczemnej awanturze pracownika w osobie szefa firmy, z którą próbujesz podpisać ważny dla Ciebie kontrakt. Albo np. kogoś z kim darłeś koty spotykasz na stanowisku swojego bezpośredniego przełożonego.
Nie warto palić za sobą mostów i zrażać do siebie ludzi.
Jeśli więc kogoś zwalniasz, zrób to z taktem i wyczuciem, tak, żeby osoba zwolniona czuła do Ciebie sympatię, a w każdym razie nie czuła antypatii i nie winiła Cię za wszelkie nieszczęścia, które na nią w życiu spadły.
Nawet, gdy zwracasz komuś uwagę na błędy, powiedz to w taki sposób, żeby nie urazić jego poczucia własnej wartości.

Za każdym razem, gdy stajesz przed konfrontacją, pomyśl o uczuciach i emocjach, którymi kieruje się Twój rozmówca. Na chwilę wczuj się w niego, popatrz na świat jego oczami i zastanów się jak on odbierze słowa, które zaraz mu powiesz.

Nie wystarczy zadać sobie pytania, czy Ty będąc na jego miejscu poczułbyś się dotknięty.

Przecież każdy z nas jest inny i każdy z nas nosi na grzbiecie inną grubość skóry.
To, co jednego zaboli, innego nawet nie zaswędzi.
Nie myśl o tym, co Ty być pomyślał na jego miejscu, ale przez chwilę zacznij myśleć tak jak on.
To bardzo trudne - ktoś powie - przecież ja tak dobrze nie znam tej osoby, nic nie wiem o emocjach, które ją targają.

Otóż to - jak często przystępując do ważnej i trudnej rozmowy zbierasz informacje o swoim rozmówcy? Czy wiesz tylko jak się nazywa, ile ma lat i na jakim stanowisku pracuje? A czy wiesz ile lat ma jego żona, czy ma dzieci, jakie ma relacje z rodziną, podwładnymi, pracodawcami, jakim jeździ samochodem, dlaczego wybrał kolor czerwony, i które zwierzaki lubi bardziej: psy, czy koty?

Czas nauczyć się odczuwać emocje innych ludzi oraz dowiedzieć się, co oni myślą i czują w chwilach dla nich szczególnie ważnych. Dzięki tej wiedzy będziesz umiał lepiej sobie z nimi radzić.

Zacznij od próby nauczenia się odczuwania emocji swoich pracowników.

Wśród wielu menedżerów powszechna jest opinia, że szef nie powinien się w ogóle interesować prywatnymi sprawami pracownika. Tymczasem psychologowie twierdzą, że to przekonanie - popularne jeszcze kilkanaście lat temu - jest absolutnie błędne.

Życie prywatne w bardzo znaczącym stopniu wpływa na nasze osiągnięcia zawodowe. Ktoś, kto ma kłopoty rodzinne, jest gorzej skoncentrowany, mniej wydajny, bardziej niecierpliwy... Jeśli w porę dowiesz się, co go gryzie, będziesz mógł skutecznie - i to nie tylko z korzyścią dla niego, ale przede wszystkim dla firmy - pomóc mu przebrnąć przez ten trudny okres.

Jeśli więc widzisz, że Twój pracownik jest nie w sosie, nie udawaj, że tego nie dostrzegasz. Zainteresuj się jego problemami.

Osoby, które obawiają się takich rozmów, twierdzą zazwyczaj: nie będę się interesował jego prywatnymi sprawami, tym czy on się cieszy, czy smuci, bo nie chcę wchodzić z butami w jego życie. Tymczasem nikt Ci nie każe wchodzić w jego życie z butami. Można je po prostu zdjąć. Można - i należy - również zawsze zapytać o pozwolenie, a nawet poprosić o zaproszenie. Jeśli to zrobisz w sposób taktowny, większość pracowników bardzo chętnie z Tobą porozmawia. Jak jednak poprowadzić taką rozmowę?

Uważaj! Nie popełnij tego błędu!

Przede wszystkim trzeba zdać sobie sprawę z tego, czego nam nie wolno robić. Najczęściej bowiem popełniamy błędy, które uniemożliwiają nam poznanie rzeczywistych emocji drugiej osoby:

1. Pamiętaj o tym, żeby nie przypisywać innej osobie swoich emocji, np. jeśli dla Ciebie smutek jako doznanie wiąże się wyłącznie ze śmiercią bliskich, będziesz podświadomie uważał, że w innych sytuacjach takie emocje nie powinny mieć miejsca. Wówczas musisz zdawać sobie sprawę, że nie dostrzegasz przejawów smutku u innych.

Podobnie - jeśli Ciebie coś drażni, to wcale to nie musi drażnić Twojego pracownika.

Żeby móc rozpoznać jego rzeczywiste emocje, musisz przyjąć postawę neutralną - nie wiesz nic, dopóki ta osoba sama Ci o tym nie powie.

2. Nie kieruj się stereotypami. Jeśli jakiś drobiazg nagle wyprowadził Twoją pracownicę z równowagi, nie zakładaj z góry, że to z powodu „tych trudnych dni” i że za parę dni to samo minie.

Nie ufaj też w 100% obiegowym opiniom na temat znaczenia gestów i mowy ciała. Nie próbuj formułować sądów na temat drugiej osoby np. na podstawie tego, w jaki sposób siedzi albo się porusza. Nie zawsze wiercenie się na krześle oznacza, że temat rozmowy jest dla kogoś niedogodny. Czasem po prostu boli go kręgosłup.

3. Jeśli widzisz, że ktoś płacze, nie próbuj go pocieszyć, mówiąc – „nie płacz” . Gdy ktoś jest zdenerwowany - nie mów: - „nie denerwuj się”. Niezależnie od Twoich dobrych intencji zabrzmi to zdawkowo i nie pomoże tej drugiej osobie, spowoduje natomiast, że poczuje się ona zlekceważona.

Jak pytać, by nie być zbyt nachalnym?

Aby prawidłowo odczytać emocje drugiej osoby, trzeba ją poprosić o wyrażenie ich w sposób otwarty. Wszystkie nasze próby samodzielnego ich odczytania dadzą bowiem mało wiarygodne efekty. Jak jednak przekonać pracownika do takiej rozmowy, nie ingerując zbyt brutalnie w jego życie prywatne?

1. Najprościej jest zapytać wprost: - „co czujesz” ? Takie pytanie możesz jednak zadać tylko wtedy, gdy masz bardzo dobre, wręcz przyjacielskie relacje z pracownikiem a on jest osobą otwartą (np. chętnie dzieli się z Tobą swoimi pomysłami czy posiadanymi informacjami). Jest ono bowiem bardzo osobiste i może być uznane za zbyt nachalne. Co więcej, zadanie takiego pytania (będącego domeną psychoterapeutów) zobowiązuje Ciebie do bardzo poważnego i drobiazgowego potraktowania problemu pracownika i do udzielenia mu pomocy (jeśli Ci odpowie, nie będziesz mógł po prostu powiedzieć „nie łam się”). Zastanów się, czy jesteś na to gotowy?

2. Możesz spróbować zapytać o samopoczucie pracownika w inny, mniej bezpośredni sposób, np. w jakim jesteś humorze?, jak się dziś czujesz?. Taki sposób zadania pytania pozwala pracownikowi na podjęcie rozmowy, jednocześnie go do tego nie zmuszając. Często jednak takie pytania traktowane są w sposób konwenansowy - słysząc je, odpowiada się automatycznie, że wszystko jest w porządku.

3. Jeszcze lepszą metodą jest podzielenie się z pracownikiem swoimi wrażeniami i zapytanie go, czy są one zgodne z prawdą. Możesz na przykład powiedzieć: Wydaje mi się, że jesteś dziś trochę zdenerwowany. Czy mam rację?.

Jednak najbardziej skuteczną metodą poznawania emocji innych osób jest dzielenie się z nimi swoimi emocjami. Mów pracownikom, kiedy się cieszysz, martwisz, jesteś zły, zaniepokojony itp. W ten sposób przyzwyczajaj ich do otwartego wyrażania emocji. Pokaż, że o emocjach wolno - a wręcz należy - mówić.

Co należy zrobić by druga osoba odczuła, że ją rozumiesz i naprawdę chcesz jej pomóc?

Uważnie wysłuchaj drugiej osoby i nie zajmując się w tym czasie jeszcze czymś innym, całkowicie skup się na swoim rozmówcy. Jeżeli w tym samym czasie piszesz list i zbywasz protesty swego rozmówcy słowami: Mów, mów, mam podzielność uwagi i bardzo dobrze słyszę co mówisz... to nie licz, że powie Ci o swoich problemach.

Zauważ nastrój, w jakim znajduje się druga osoba i spróbuj się w niego wczuć. Jeżeli ktoś przychodzi do Ciebie mocno zdenerwowany i widzisz, że trzęsą mu się ręce a witasz go mało wybrednym dowcipem o blondynkach, to raczej nie zauważy w Tobie partnera do rozmowy.

Potraktuj poważnie problem drugiej osoby. Jeżeli problem drugiej osoby wydaje Ci się mało istotny nie pocieszaj jej opierając się na własnym doświadczeniu słowami: nie martw się na pewno sobie poradzisz z tym spotkaniem. Robisz wówczas wrażenie, że lekceważysz problem.

Nie mów o sobie. Powiedzenie o swoich emocjach jest właściwe wtedy, gdy chcesz zachęcić drugą stronę do opowiedzenia, co ją trapi. Gdy jednak rozpocznie już swoją przemowę nie przerywaj jej, dodając komentarze mające wywołać zrozumienie, czy też przejście na swój temat, w stylu: tak, tak dobrze Cię rozumiem, w zeszłym miesiącu też miałem taki problem...
Nie udzielaj rad, które w niczym nie pomogą - np. Jeżeli cię denerwuje koleżanka, to przestań z nią rozmawiać, jeżeli szef Cię nie docenia to zmień wreszcie tą pracę, itp. Są to rady, których przecież sam byś nie zastosował, gdybyś znalazł się w sytuacji tej osoby.

Nauczyłeś się już trochę rozpoznawać emocje innych?
Zaczynasz zastanawiać się, co w danej chwili czuje Twój rozmówca?
To teraz pora na naprawdę trudne zadanie.

Jak poradzić sobie z pracownikami, którzy mają naprawdę wkurzające charaktery i... ich nie zastrzelić?

O niewielu osobach można powiedzieć, że są urodzonymi pracownikami zespołowymi. Jednak niektórzy, mimo że są doskonałymi fachowcami, mają tak skomplikowane charaktery, że ciężko z nimi współpracować.

Weźmy dwa typy ludzi, którzy rozbrajają każdego, i których emocje oraz sposób myślenia biegną zupełnie innym torem niż emocje i sposób myślenia ich zwierzchnika. To „nadwrażliwcy” zupełnie nieodporni na krytykę i hurraoptymiści, luzacy, którzy zostawiają wszystko na ostatnią chwilę, bo są pewni, że zawsze zdążą - a potem wykonują pracę niechlujnie i nie na czas.

Oni wcale nie są Twoimi przeciwnikami.
Oni mają po prostu takie charaktery.
Ale ich charaktery też mają dobre strony.

„Jestem do niczego” czyli skłonność do nadwrażliwości.

Jeżeli powiesz osobie nadwrażliwej, że niepokoisz się, czy zdąży z pracą na czas, pomyśli, że uważasz ją za beznadziejnego pracownika. Jeżeli otwarcie ją skrytykujesz, może zareagować bardzo nerwowo! To osoba bardzo wrażliwa na wszelką krytykę, więc postępuj z nią delikatnie.

- Nigdy nie krytykuj takiego pracownika w obecności innych osób. Na pewno poczuje się poniżony i przestanie Ci ufać.

- Jeżeli chcesz porozmawiać o jego pracy, zrób to w cztery oczy. Skup się na zadaniach i unikaj dyskutowania o nim, jako o osobie. Krytykując go, powiedz raczej, że martwi Cię, że musiał przesunąć termin oddania raportu, a nie, że masz wrażenie, że pracuje zbyt wolno.

- Nawet jeśli kogoś krytykujesz, znajdź jakiś powód, aby go pochwalić. Powiedz: Nawet jeżeli musiałeś przesunąć termin oddania raportu, to nie umniejsza to faktu, że jest świetny.

- Zawsze, kiedy tylko możesz, podkreślaj atuty jego osobowości - mów np.: Jesteś najlepszym specjalistą do wykonania tego zadania. To podbuduje jego pewność siebie.

Postępowanie z nadwrażliwcem nauczy Cię lepszej współpracy z całym Twoim zespołem. Nikt przecież nie lubi być krytykowany, natomiast każdy chce być chwalony.

„Mam jeszcze mnóstwo czasu”, czyli wieczny optymista („luzak”).

Gdy w czwartek po południu zwracasz mu uwagę, że na piątek musi napisać raport, jest przekonany, że zdąży. Jednak już w piątek okazuje się, że albo zrobił tylko pół raportu, albo przygotował go niechlujnie. Niewykluczone też (co jest najbardziej frustrujące dla innych pracowników), że raport będzie musiała napisać osoba, która z nim współpracuje.

Pamiętaj, że dla takiego człowieka czas płynie zupełnie innym rytmem. Dlatego przecenia on swoje możliwości i podejmuje zbyt wiele zobowiązań. Nie potrafi też się zdyscyplinować, więc zwykle nie zdąża z wykonaniem pracy lub robi ją niechlujnie, tak, że trzeba po nim poprawiać.

- Pamiętaj, nigdy nie zarzucaj całemu zespołowi, w którym pracuje „luzak”, że czegoś nie zrobił na czas. Zorientuj się najpierw, czy opóźnienie nie jest wyłącznie jego winą i jeśli tak, poproś go na rozmowę.

- Zapytaj go, dlaczego nie wykonał zadania - czy potrzebował więcej czasu, czy może po prostu odłożył je na później. Poproś, aby sam zaproponował, w jaki sposób następnym razem uniknąć wpadki.

- Jeżeli przydzielasz mu kolejne zadanie, poproś, aby podzielił je na fazy i dokładnie określił, kiedy każdą z nich skończy. Kontroluj szczegółowo wykonanie i realizację każdego etapu.

- Zlecając pracę „luzakowi”, przyjmij minimum 10% zapasu na ewentualne opóźnienia. To powinno zagwarantować, że zdążycie w terminie.

- Lepiej, żeby „luzak” nie wykonywał wielu zadań jednocześnie. Jeżeli jest to jednak konieczne, musisz zaostrzyć system kontroli nad jego pracą.

„Luzak” to często człowiek nieprzeciętny, który ma znakomite pomysły. Jest zwykle pogodny i ma doskonały wpływ na zespół, gdyż wprowadza odrobinę luzu, który jest przecież potrzebny w pracy. Niech współpracuje w jednej grupie z pesymistą. Zaszczepi mu trochę pogody ducha, podczas gdy pesymista będzie sprowadzał „luzaka” na ziemię.

Twoim zadaniem, jako menedżera, jest stworzyć taki zespół, który razem będzie osiągał lepsze efekty, niż mogliby osiągnąć wszyscy jego członkowie osobno.

Czy chcesz się jeszcze bawić rozgryzaniem emocji innych?
Nie chcesz?
Obawiam się, że nie masz wyjścia.
To emocje są tak naprawdę kluczem do ludzi, a nie suche fakty.

Pozdrawiam
Daniel Sukniewicz